الأكاديمية العربية للتطوير الإداري

الأكاديمية العربية للتطوير الإداري


اعلن معنا

جديد الأكاديمة العربية للتطوير الإداري

المتواجدون الآن


تغذيات RSS

14 سبتمبر 2016 02:51 PM


اعادة بناء وتبسيط إجراءات العمل

تعريف الإجراءات :

الإجراءات هي مجموعة العمليات والخطوات الضرورية لإنجاز العمل . ويقصد بها سلسلة الخطوات والمراحل التفصيلية التي تمر بها العملية الإدارية من البداية وحتى الانتهاء منها من أجل تقديم خدمة أو تحقيق هدف معين .
وتكون الإجراءات مخططة ومحددة سلفاً لكيفية القيام بالأعمال . وهي خطط موضوعة للموظفين لأجل إتباعها عند القيام بالأعمال المتكررة . و تترجم الإجراءات الخطط والسياسات العامة إلى أسلوب للقيام بالأعمال . والاجراءات يجب ان تكون موثقة وتوضع بطريقة منظمة وقياسية يتم العمل عليها وتعمم على جميع القائمين على المنظمة بمعنى انه يتوجب على المنظمة ان يكون لديها اجراءات عمل مكتوبة وموزعة بين افراد المنظمة

ومن الامثلة على الإجراءات : إجراءات عملية البيع او تقديم خدمة معينة او اجراءات اخراج بضاعة من المستودعات او اجراءات صرف الرواتب .



أهداف الإجراءات وفوائدها :-

يترتب على عملية تصميم الإجراءات الجيدة والواضحة لأداء الأعمال زيادة كفاءة وفعالية التنظيم إضافة إلى تحقيق الفوائد التالية :-
1- زيادة كفاءة وفاعلية المنشأة في القيام بالأعمال والإسراع والدقة في الإنجاز ، فبالتحديد المسبق للخطوات المتسلسلة التي تمر بها المعاملة تقلل من اوقات الانتظار على مكاتب الموظفين بمعرفة الموظف للخطوات التي يجب ان تمر فيها المعاملة وبالتالي الاسراع في انجاز المعاملة .
2- تحسين جودة الخدمة المقدمة للعملاء او السلعة المنتجة ، فعن طريق تحديد الأعمال المتشابهة وتوحيد وتماثل الأداء يؤدي الى ايجاد اجراءات عمل موحدة وتوحيد الاعمال الكتابية في المكتب تؤدى بنفس الطريقة عندما تتكرر الاعمال مما يؤدي الى عدم تكديس الاعمال والمعاملات لمدد طويلة مما ينتج عنه تحسين الخدمات المقدمة .
3- تخفيض النفقات و مراعاة الجوانب الاقتصادية ، فبتخفيض نفقات الاعمال الكتابية عن طريق تصميم نماذج موحدة مما يؤدي الى تقليل النفقات على الاعمال المكتبية .
4- التقليل من المجهود الفكري للموظفين و تخفيف ضغط العمل ، فالرئيس الاداري يقوم بوضع سياسة موحدة واجراءات محددة للتعامل مع المعاملات المتكررة ويقوم الموظفون التنفيذيون بتنفيذ تلك الاجراءات دون جهد فكري ودون التفكير بتلك الاجراءات .
5- الابتعاد عن الارتباك والازدواجية و تجنب الفوضى في القيام بالاعمال في المنشأة ، ان اتباع الموظفين للإجراءات المحددة سلفاً يؤدي الى قيام الموظفين لإعمالهم بشكل متجانس ويقضيان على الفوضى والإرتجالية في المنشأة .
6- زيادة دور وتأكيد أهمية العملية الرقابية واحكامها على تنفيذ الاعمال ، ان وجود خطوات متسلسلة ومحددة لسير العمل ضمان لتنفيذ العمل حسب الطريقة المحددة والمقررة سلفا يقلل من فرص الخطأ والنسيان عند التنفيذ وبالتالي يحقق الرقابة السابقة او الاحترازية ، ويسهل الرقابة اللاحقة بتتبع خطوات العمل التي تم اتباعها بحيث مقارنتها مع ما هو محدد سلفا وهل تم الالتزام بالخطوات وفق التسلسل المقرر .
7- رفع الحالة المعنوية للموظفين وتحسين العلاقات التنظيمية ، ان اتباع اجراءات حديثة ومبسطة عند القيام بالاعمال يؤدي الى تقليل التذمر من كثرة العمل الروتيني ويؤدي الى رفع معنويات الموظفين وزيادة حبهم وولائهم للعمل .
8- تحقيق أهداف التنظيم ، ان النتيجة النهائية لاتباع الاجراءات هو تحقيق اهداف التنظيم بافضل واصح الطرق .


مبادئ الإجراءات :

عند تصميم الإجراءات يجب مراعاة مبادئ وقواعد محددة لكي يتم تصميم الاجراءات بطريقة سليمة تضمن صحة تلك الاجراءات وتؤدي الى سلاسة وسهولة في تنفيذ الاجراءات المستهدفة ، ومن تلك المبادئ :
1- تحديد هدف محدد لكل خطوة من خطوات الإجراءات بحيث تكون كل خطوة ضرورية لانجاز العمل ، وعدم اضافة اية خطوة زائدة وغير ضرورية . فبعض الخطوات التي تمر فيها المعاملة قد تكون غير ضرورية : على سبيل المثال – قيد المعاملات عند تنقلها من قسم إلى قسم اخر- عمليات التدقيق المبالغ فيها ( خصوصاً في الدوائر الحكومية – وبعض مؤسسات القطاع الخاص )
2- كل خطوة من خطوات الإجراءات يجب ان تساهم في الإسراع بإنجاز المعاملات . بعض الخطوات تضاف للإجراءات وهي لاتساهم في سرعة إنجاز المعاملة وقد تؤخر هذه الخطوة في الانجاز – على سبيل المثال – إرسال المعاملات لبعض الأشخاص لتدقيقها ( إرضاء لهؤلاء الموظفين فقط )
3- تحديد الترتيب المناسب للخطوات ومراعاة التسلسل المنطقي والواضح في الخطوات عند تصميم الإجراءات : فترتب خطوات الإجراءات بحيث لاتؤدي إلى تأخير إنجاز المعاملات ، ولاسيما خطوات تسجيل وأخذ المعلومات .
فمثلاً – خطوات أخذ المعلومات بغرض إحصائي – أو لكتابة التقارير- أو لإجراء الدراسة خلال انجاز المعاملة واعتبارها كخطوة من الاجراءات سيضيف خطوة الى الاجراءات ليست ضرورية لانجاز الاجراء وبالتالي توخر الانجاز ، بينما يمكن ان تتم هذه الخطوة بمعزل عن الاجراء الخاص بانجاز العمل بحيث تتم بشكل منفصل وبوقت منفصل .
4- تقدير الوقت اللآزم لاتمام كل خطوة : عند تصميم الاجراءات يتم احتساب أوقات كل خطوة من الخطوات اللازمة لإنجاز الأعمال ، ويجب أن يقدر الوقت اللازم عند إنجاز كل خطوة ، لكي يؤخذ بعين الاعتبار عند توزيع الاعمال على اكثر من موظف لغاية عدم ايجاد نقاط الاختناق – فقد يحدث تأخير للمعاملة عند إحدى الخطوات عندما تحتاج الخطوة إلى وقت أكبر بينما تمر المعاملات بسرعة في بقية الخطوات وينتج عن ذلك تكدس للمعاملات عند احد الموظفين .
5- العمل على منع الازدواجية والتضارب بين الإجراءات . على سبيل المثال – تسجيل اسم صاحب المعاملة عدة مرات في سجلات المنظمة او في النموذج عدة مرات .
6- اختيار أفضل الطرق لتأدية العمل والاخذ بعين الاعتبار التخفيف من الأعمال الكتابية قدر الإمكان بطباعة نماذج تقلل من تكرار الموظف لكتابة أشياء قد لا يكون لها ضرورة .
7- تحديد الأجهزة والألات المكتبية المساعدة والاستفادة القصوى من استخدام اجهزة الحاسوب وتكنولوجيا المعلومات.
8- التقليل من اعمال المراجعة والتدقيق غير الضرورية : الهدف من المراجعة هو منع وقوع الأخطاء ، ولهذا فتسلسل الخطوات وتحديدها المسبق يحقق قدر عالي من الرقابة والتدقيق وتعتبر بمثابة تدقيق مستمر، وبالتالي فان اضافة خطوات لتدقيق العمليات عند تصميم الاجراءات قد تصبح في بعض الأحيان عبئاً . ولضمان تحقق الرقابة اللاحقة على التنفيذ توضع خطوات المراجعة في المراحل الاخيرة .
9- تنمية الأداء لدى الموظفين للقيلم بانجاز الخطوات بشكل دقيق والتركيز عند العمل وعدم إشغالهم بأعمال لا تتعلق بمهامهم ، وتدريب الموظفين على الخطوات المتبعة للقيام بأعمالهم بطريقة سهلة وسريعة .


تحديد الإجراءات

• تنشأ المنظمة لتحقيق اهداف وغايات محددة ، والمنظمات الحكومية تنشأ بموجب قانون أو نظام أو تعليمات أو مرسوم ، حسب ما تحدده قوانين البلد . والقانون أو النظام أوالتعليمات أو المرسوم الذي تنشأ بموجبه إدارة ما يحدد الأهداف والغايات العامة للإدارة ولا يحدد الامور التفصيلية والتنفيذية لتحقيق تلك الأهداف والغايات ، كتحديد الإجراءات وطرق وخطوات العمل التي يتوجب اتباعها عند تنفيذ المهام . وتناط مهمة وضع وتصميم الإجراءات وتفصيلاتها إلى الإداريين في المنشأة ، سواء الإداريين في الإدارات العليا أو الإدارات الوسطى أو إلى الإدارات الإشرافية والتي تقومون عادةً بنقل الإجراءات وشرحها إلى الموظفين التنفيذيين ليقوموا بتنفيذ الإعمال حسب الإجراءات المعتمدة .
فعلى سبيل المثال عند إنشاء وحدة ادارية جديدة في المنشأة , يقوم الإداريون المعنيون بإجراء دراسة لاعمال ومهام تلك الوحدة ويقوموا بتحديد وتصميم الإجراءات اللآزمة لإنجاز الأعمال التي توكل للوحدة الإارية الجديدة . وفي كثير من الحالات يتم الإستعانة بالإجراءات المتبعة في إدارة اخرى داخل المنشأة او في منشأة أخرى عند تحديد وتصميم إجراءات عمل الإدارة الجديدة .

عيوب الإجراءات :

مع مرور الوقت وحصول تغيرات على بيئة عمل المنشأة سواء الداخلية او الخارجية ومع تطور اساليب العمل ودخول تكنلوجيا جديدة على الاعمل تتحول فوائد الإجراءات ومحاسنها الى عيوب ، فتبدو وكأن الإجراءات طويلة ومعقدة وتؤدي إلى تأخير الإنجاز للعمليات ، وتأخير تقديم الخدمات وبالتالي تذمر متلقي الخدمة ، وتصبح عبئاً على المنشأة .
لذلك يصبح من الواجب القيام بدراسة تحليلية لإجراءات المنشأة لغاية اعادة بناء وتبسيط الإجراءات المتبعة في المنشأة ، وذلك من أجل :
• زيادة كفاءة وفاعلية المنشأة .
• تحسين جودة الخدمة المقدمة للعملاء او السلعة المنتجة .
• تخفيض التكاليف .
• التقليل من المجهود الفكري للموظفين و تخفيف ضغط العمل .
• تسهيل العملية الرقابية واحكامها على تنفيذ الاعمال

تبسيط الإجراءات :

الفضل الأكبر في تحديد فكرة وإطار تبسيط الأعمال يعود الى العالم الان موجنسن وهو الذي أطلق عليها هذه التسمية في عام 1932 ، وقد لاحظ وجود مقاومة شديدة من الإدارات القائمة عند العمل على إدخال بعض التغيرات والتحسينات اللآزمة لبعض الأعمال ، لإعتقاد تلك الإدارات بأن التحسينات المقترحة تعتبر بمثابة انتقاداً لأعمالهم وتهديداً لوجودهم ، وللتغلب على هذه المسألة لجأ موجنسن إلى عدة وسائل منها :
- إشراك الموظفين في دراسة الأعمال التي يقومون بها وفي تقديم المقترحات الملائمة لتحسينها
- قام بإنشاء مدرسة لتبسيط الأعمال ، والفكرة الأساسية لهذه المدرسة : هي إشراك ممثلين من القطاع العائلي – والمنظمات في دورات تدريبية لمدة 6 أسابيع يعودون بعدها إلى منظماتهم للقيام بتنفيذ برامج تبسيط الأعمال
بداية تم تطبيقه من قبل المهندسين الصناعيين ، ثم أستخدم في مجالات متنوعة - المكاتب – مجال الطب - الزراعة .

تعريف تبسيط الإجراءات :-

تبسيط الإجراءات هي عملية زيادة فاعلية الخطوات الإجرائية عما كانت عليه عند وضعها والاستغناء عن بعض الخطوات غير الضرورية في أداء الأعمال إما بالإلغاء أو الدمج أو تغيير تسلسل الخطوات وذلك لغاية الإستخدام الأمثل للموارد المتاحة ، وهي سلسلة من الخطوات التي يتم اتباعها للوصول الى افضل الطرق لأداء العمل بحيث تكون اسهل الطرق وادقها واقلها في الوقت والجهد واقتصادية من حيث التكلفة .

أهداف وأهمية تبسيط الإجراءات:-

1- تطوير وتحسين أداء الأعمال وزيادة كفاءة العمليات التنظيمية والرقابية واتخاذ القرارات .
2- اختيار أفضل الطرق والأساليب لإنجاز العمل .
3- اختصار الوقت والسرعة في الانجاز .
4- التخطيط السليم للأعمال والموضوعية .
5- مواكبة التغيرات والمستجدات المحيطة والاستخدام الامثل للتكنولوجيا بهدف تقليل التكاليف .
6- تحقيق الرضا الوظيفي ورفع الروح المعنوية للعاملين .
7- تسهيل تقديم الخدمات بدرجة عالية من الجودة .
8- تحقيق رضا متلقي الخدمة .

تعليقات 0 | إهداء 0 | زيارات 1928



خدمات المحتوى
  • مواقع النشر :
  • أضف محتوى في Digg
  • أضف محتوى في del.icio.us
  • أضف محتوى في StumbleUpon
  • أضف محتوى في Google
  • أضف محتوى في Facebook


خالد البراهمه
خالد البراهمه

تقييم
5.94/10 (7 صوت)

الأكاديمية العربية للتنمية البشرية لنشر الابحاث اعلانات مجانية

Powered by Dimofinf cms Version 3.0.0
Copyright© Dimensions Of Information Inc.

حقوق النشر محفوظة لأكاديمي